Ghi sổ kép là cách ghi mỗi giao dịch hai lần, một lần ở bên nợ và một lần ở bên có, để tổng hai bên luôn phải bằng nhau. Nếu không bằng, chắc chắn có chỗ ghi sai. Các thương nhân Ý đã dùng cách này từ thế kỷ mười bốn, và năm một nghìn bốn trăm chín mươi tư, một tu sĩ dạy toán tên Luca Pacioli in ra bản mô tả đầy đủ, giúp ý tưởng lan khắp châu Âu.
Chào bạn, đây là Nhà Tư Tưởng. Kế toán nghe có vẻ khô, nhưng tập này mình hứa sẽ có một nhà thơ Đức khen nó là một trong những phát minh đẹp nhất của trí óc con người, và một bài học dùng được ngay cho bất kỳ ai đang giữ sổ cho một tiệm nhỏ hay cho túi tiền gia đình.
Buôn bán xa thì cần sổ sách khác
Thử hình dung một nhà buôn ở Venice thế kỷ mười bốn. Hàng của ông nằm trên tàu ở biển Đông Địa Trung Hải, tiền nằm ở chi nhánh ở thành phố khác, có người làm công đi mua hộ, có khoản cho vay, khoản đi vay. Ông không thể nhìn tận mắt mọi thứ.
Nếu chỉ ghi thu chi như sổ chợ, một dòng tiền vào, một dòng tiền ra, ông sẽ không biết lúc này mình thật sự giàu hay nghèo, ai còn nợ ai, hàng nào đang lãi hàng nào đang lỗ.
Các thành phố buôn bán ở Ý như Genoa, Florence, Venice dần hình thành một cách ghi mới. Mỗi khoản tiền, mỗi món hàng có tài khoản riêng. Mỗi giao dịch làm một tài khoản tăng thì phải làm một tài khoản khác giảm tương ứng.
Một số sổ sách còn lưu lại từ thế kỷ mười bốn đã cho thấy cách ghi này. Nghĩa là ý tưởng ra đời từ thực tiễn của người buôn, không phải từ phòng học.
Luca Pacioli: người viết lại cho mọi người đọc
Luca Pacioli là một tu sĩ, nhà toán học, bạn của Leonardo da Vinci. Năm một nghìn bốn trăm chín mươi tư, ông in ở Venice một cuốn sách lớn về số học và hình học, trong đó có một phần dạy cách ghi sổ theo lối Venice.
Ông không phát minh ra cách ghi sổ kép, và chính ông nói rõ là đang mô tả cách các thương nhân Venice vẫn làm. Nhưng nhờ được in, nhờ trình bày có hệ thống, cách làm ấy rời khỏi những gia đình buôn bán và đi vào trường dạy nghề khắp châu Âu.
Đây là một kiểu người trung gian mà mình từng nói: không tạo ra ý tưởng nhưng làm cho nó có thể học được. Vì thế Pacioli thường được gọi là cha đẻ của kế toán, dù cách gọi ấy hơi quá.
Có một lời khuyên dễ thương thường được gán cho Pacioli: đừng đi ngủ khi sổ sách trong ngày chưa cân. Dù đúng nguyên văn hay không, lời ấy đến giờ vẫn còn đúng.
Vì sao ghi hai lần lại hay?
Cái hay đầu tiên là sổ tự kiểm lấy nó. Vì mỗi giao dịch được ghi ở hai chỗ, cuối kỳ cộng hai bên phải bằng nhau. Lệch một đồng là biết có chỗ sai. Ghi một lần thì sai ở đâu cũng khó lộ.
Cái hay thứ hai là nó cho thấy cả hai mặt của mỗi việc. Bạn mua một chiếc máy bằng tiền mặt: tiền giảm, nhưng tài sản tăng. Bạn chưa nghèo đi, chỉ đổi dạng của cải. Sổ đơn chỉ thấy tiền giảm và dễ làm bạn hoảng.
Cái hay thứ ba là nó tách được việc kinh doanh khỏi túi tiền riêng của chủ. Doanh nghiệp có tài khoản của nó, chủ có phần vốn góp. Từ đây mới có thể nói chuyện doanh nghiệp lãi hay lỗ một cách rõ ràng.
Nhà văn Đức Goethe, trong một cuốn tiểu thuyết, để một nhân vật gọi ghi sổ kép là một trong những phát minh đẹp nhất của trí óc con người. Nghe cường điệu, nhưng người làm nghề kế toán đọc câu đó thường mỉm cười gật đầu.
Ý tưởng làm nền cho doanh nghiệp hiện đại
Có nhà nghiên cứu cho rằng ghi sổ kép góp phần lớn vào sự ra đời của doanh nghiệp hiện đại. Khi lãi lỗ được tính rõ ràng, người ta có thể góp vốn với người lạ, chia lời theo sổ, và quản lý những hoạt động trải rộng nhiều nơi.
Cũng có người cho rằng nói vậy là quá, vì nhiều doanh nghiệp lớn thời xưa vẫn chạy được với sổ sách đơn giản. Đây là một tranh luận còn mở giữa các sử gia kinh tế.
Điều chắc chắn là ngày nay, mọi báo cáo tài chính của doanh nghiệp, mọi bảng cân đối mà bạn nghe trên tin tức, đều đứng trên nền ý tưởng của các thương nhân Ý ấy.
Nhưng cũng nên nhớ: sổ sách cân không có nghĩa là trung thực. Người ta vẫn có thể ghi cân nhưng ghi sai bản chất. Ghi sổ kép bắt được lỗi vô ý, còn gian dối có chủ đích thì cần thêm kiểm toán và lương tâm.
Dùng tinh thần sổ kép ở tiệm nhỏ và trong nhà
Giờ mình nói sang chuyện của bạn. Bạn không cần học kế toán bài bản để dùng tinh thần này. Khi giữ sổ cho một tiệm nhỏ, hãy tách riêng tiền của tiệm và tiền nhà. Đó là bước đầu của ý tưởng tài khoản riêng.
Mỗi khi chi một khoản, hãy tự hỏi: mình đổi tiền lấy cái gì. Mua thêm hàng tồn kho khác với trả tiền điện. Cái trước vẫn là của cải, cái sau thì đã tiêu hết.
Và hãy tập thói quen cuối ngày đối chiếu: tiền mặt trong két có khớp với sổ không. Lệch thì tìm cho ra trước khi đi ngủ, đúng như lời khuyên vẫn được gán cho Pacioli.
Một ý tưởng sinh ra trên bến cảng Venice vẫn giúp được bà chủ tiệm tạp hoá ở đầu ngõ hôm nay. Câu hỏi cho bạn: nếu ghi lại tháng vừa rồi theo kiểu hai mặt, bạn đã đổi tiền lấy những gì?
Câu hỏi thường gặp
Ai phát minh ra ghi sổ kép?
Không có một người phát minh cụ thể. Cách ghi này hình thành dần trong giới thương nhân ở các thành phố Ý khoảng thế kỷ mười ba, mười bốn. Luca Pacioli là người in ra mô tả có hệ thống năm một nghìn bốn trăm chín mươi tư.
Nợ và có trong kế toán nghĩa là gì?
Đó là hai bên của một tài khoản dùng để ghi sự tăng giảm. Ý nghĩa cụ thể tuỳ loại tài khoản, nên người mới học hay nhầm khi hiểu theo nghĩa đời thường là mắc nợ và có tiền.
Sổ sách cân có nghĩa là không có gian lận không?
Không. Sổ cân chỉ cho thấy các bút toán khớp nhau về số học. Nếu ghi sai bản chất giao dịch một cách có chủ đích, sổ vẫn có thể cân. Phát hiện gian lận cần kiểm toán và kiểm tra chứng từ.
Tiệm nhỏ có cần ghi sổ kép không?
Không bắt buộc phải theo đúng hình thức của doanh nghiệp lớn, tuỳ quy định áp dụng cho từng loại hình. Nhưng áp dụng tinh thần của nó như tách tiền tiệm với tiền nhà và đối chiếu cuối ngày sẽ giúp ích nhiều. Về nghĩa vụ sổ sách cụ thể, nên hỏi cơ quan thuế hoặc người làm kế toán.
Luca Pacioli còn nổi tiếng vì điều gì?
Ông là nhà toán học, bạn và cộng sự của Leonardo da Vinci, và viết một cuốn sách về tỉ lệ vàng với các hình minh hoạ do chính Leonardo vẽ.
